C10 TEKNIK SUSUN ATUR DOKUMEN YANG SISTEMATIK

C10 TEKNIK SUSUN ATUR DOKUMEN YANG SISTEMATIK

1) Dokumen-dokumen disusun dengan kemas dan teratur setiap masa.



2) Dokumen disusun mengikut nombor siri / indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail dan dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.



3) Sekiranya kabinet disediakan, kabinet perlu dilabelkan dengan kemas dan teratur.



4) Kabinet perlu dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks / rujukan.

5) Dokumen disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri dokumen dan boleh dicapai dalam masa 30 saat.

6) Dokumen-dokumen terperingkat disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi dokumen-dokumen terperingkat ini tidak perlu dilekatkan di luar kabinet besi berpalang.



7) Sistem pergerakan dokumen boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan dokumen yang sedang digunakan. Contoh : kad keluar/masuk dokumen atau kad daftar pengguna.



8) Senarai nama pegawai yang mengendalikan dokumen terperingkat hendaklah dipamerkan agar mudah dihubungi.



9) Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual.