C8 TEKNIK MEMBINA DOKUMEN SOP

C8 TEKNIK MEMBINA DOKUMEN SOP

Standard Operating Procedures atau ringkasnya "SOP," ialah suatu dokumen yang mengandungi arahan-arahan spesifik untuk melaksanakan sesuatu tugasan.

SOP akan memastikan tugasan tersebut dibuat secara tersusun, selamat, menepati piawaian yang ditetapkan dan juga mengikut lunas undang-undang atau ketetapan-ketetapan am lainnya.

Menulis SOP bukanlah sesuatu yang terlalu mudah kerana beberapa perkara dan aspek tertentu perlu dikaji dan dilakukan bagi mencapai tujuan utama mengapa SOP itu dibuat.

Untuk menulis sesuatu SOP berkenaan sesuatu tugasan, anda perlu tahu perkara-perkara berikut:

• Apakah matlamat utama anda?

• Apakah tatacara yang anda tulis sesuai atau boleh diikuti oleh pekerja anda?

• Adakah tata-cara tersebut yang terbaik?

• Pernahkah anda uji tata-cara tersebut dan apakah hasilnya?

• Apakah akibat sekiranya pekerja anda gagal mematuhi tata-cara tersebut?





















TATA-CARA MENULIS SOP :



Pertama, dapatkan PANDANGAN

Dapatkan pandangan daripada sesiapa yang akan mengikuti setiap langkah atau tindakan yang terdapat di dalam SOP itu. Pandangan mereka akan membantu dalam menulis langkah-langkah serta tindakan-tindakan dengan lebih cepat dan sempurna. Proses-proses yang sudah tidak relevan mungkin dapat dielakkan dan mendapatkan pandangan mereka supaya tiada berlakunya “non-compliance” setelah SOP itu siap kelak.





Kedua, RANCANG apa yang ingin ditulis

Mulakan dengan melakar atau menulis kerangka SOP. Sesetengah penulis bermula dengan “Table of Contents”. Ada juga penulis yang bermula dengan “Process Flow Chart”.





Ketiga, mulakan SOP dengan PENGENALAN

Tulis PENGENALAN kepada tugasan tersebut termasuklah tajuk SOP, apakah matlamat utama, sebab-sebab perlu mematuhi SOP tersebut serta Pernyataan Polisi yang difikirkan sesuai. Dengan cara begini, pengguna akan mudah memahami akan kehendak syarikat dan menuruti setiap langkah atau tindakan yang terkandung di dalam SOP tersebut.





Keempat, menulis PROSEDUR

Mula menulis tentang prosedur-prosedur atau langkah-langkah tindakan yang perlu diikuti oleh pengguna untuk melakukan sesuatu. Tulislah dengan bahasa yang mudah difahami dan diikuti.

Ada berbagai-bagai cara untuk menulis prosidur. Cara yang terbaik ialah dengan menggunakan “Chunking Principle” di mana prosedur-prosedur diatur dan dipaparkan melalui penggunaan “Action Steps Table” dan disokong dengan gambarajah atau sekurang-kurangnya “Flow Chart”.





Kelima, masukkan "VERSION TRACKING"

Setiap SOP yang telah ditulis perlu mempunyai rekod-rekod tentang perubahan-perubahan yang telah dilakukan kepada versi asal SOP seperti perubahan di dalam polisi-polisi syarikat, perubahan kepada langkah-langkah tindakan sesuatu tugasan, penambahan-penambahan kawalan keselamatan atau mungkin juga pembetulan-pembetulan di atas kesilapan teknikal SOP itu sendiri. "Version Tracking" ialah satu cara di mana perubahan-perubahan tersebut dipaparkan di dalam sesuatu SOP.











Apa yang perlu ada pada "Version Tracking"?

1. Tarikh mula SOP dibuat.

2. Siapakah penulis dan editornya.

3. Siapakah yang meluluskan SOP tersebut.

4. Nombor asal dokumen SOP.

5. Tarikh perubahan dilakukan.

6. Bahagian atau Seksyen yang telah diubah dan apakah perubahannya.

7. Siapakah penulis dan siapa pula menjadi Editor untuk perubahan tersebut.

8. Siapakah yang meluluskan untuk perubahan tersebut.

9. Nombor baru dokumen SOP . (biasanya cuma tambahan kepada nombor asal)



Keenam, masukkan "DISCLAIMER"



Tujuan meletakkan "DISCLAIMER" adalah untuk memastikan SOP tidak diciplak sewenang-wenangnya oleh pesaing-pesaing syarikat.



Contoh "DISCLAIMER" Syarikat Securiforce Sdn Bhd :



This manual is the sole property of Securiforce Sdn Bhd (30653-X). All or any part of this manual shall not be copied, reproduced, stored in any retrieval system, transmitted in any form or by means of electronic or system without prior approval from the Management of the Company.