Monday, January 31, 2011

UNIT 5: KEMAHIRAN BERORGANISASI

OBJEKTIF

OBJEKTIF AM :
Memahami fakta dan prinsip asas kemahiran berorganisasi

OBJEKTIF KHUSUS :
Di akhir unit ini pelajar akan dapat :-
  • Mendefinisikan konsep organisasi
  • Menyenaraikan aspek-aspek yang berkaitan dengan organisasi
  • Menerangkan struktur organisasi dan peranan organisasi
5.0 Definisi Organisasi

Organisasi merupakan satu penyelarasan unit sosial yang melibatkan dua atau lebih individu yang memainkan peranan untuk mencapai matlamat. John (1996) mendefinisikan organisasi sebagai campurtangan sosial bagi mencapai matlamat. Hellebeck (1995), organisasi merupakan cara bagi manusia mencapai matlamat.

5.1 Struktur Organisasi

Struktur organisai merupakan pengagihan kerja, tanggungjawab dan kuasa di kalangan individu dan kumpulan yang dibuat secara formal. Seorang pengurus perlu melihat beberapa enam persoalan dimensi asas bagi membentuk struktur organisasi.


Rajah 5 : Dimensi Utama Struktur Organisasi


5.1.1 Elemen-elemen utama Struktur organisasi

Terdapat enam elemen utama dalam mereka bentuk struktur organisasi.

a) Pengkhususan
Pengkususan berlaku apabila terdapatnya kerja rutin dalam organisasi agar pekerja dapat memiliki tahap kemahiran kerja yang tinggi. Di antara kebaikan pengkususan ialah dapat menjimatkan kos, mengurangkan masa dalam mengubah tugas, meningkatkan produktiviti.

b) Penjabatan
Penjabatan proses penyatuan kerja di bawah seorang pengurus atau penyelia. Pengumpulan kerja dilakukan seperti berikut:

i) Fungsi
Penjabatan berdasarkan aktiviti mengikut tugas seperti kejuruteraan, perakaunan, pengeluaran dan pembelian.

ii) Produk
Penjabatan berdasarkan barisan produk seperti minyak, bahan kimia dan alat permainan.

iii) Kawasan geografi
Penjabatan merujuk aktiviti mengikut wilayah seperti utara atau selatan dan juga zon.

iv) Proses
Melibatkan aktiviti yang dijalankan seperti mengisar, menghancur, membungkus dan lain-lain.

v) Pelanggan
Penjabatan mengikut aktivit pelanggan seperti peruncit, pemborong atau pelanggan kerajaan.


c) Rangkaian Arahan
Merupakan garis kuasa yang bermula daripada pihak atasan kepada pihak bawahan. Rangkaian arahan terdapat dua konsep komplemantari:

i. Autoriti
Kuasa sah yang diberikan dalam kedudukan pengurusan untuk memberikan arahan dan menjangka pelkerja mengikut arahan.

ii. Kesatuan Arahan
Pekerja hanya perlu melapor kepada seorang ketua

d) Bidang kawalan
Meliputi bilangan pekerja yang boleh diarah dan diselia samaada besar atau kecil.

e) Pemusatan dan Desentralisasi
Pemusatan melibat kuasa dan keputusan hanya dibuat oleh pihak pengurusan dan autoriti formal. Desentralisasi pengurus memberi peluang agar pekerja mebuat keputusan berasaskan pertimbangan wajar.

f) Formalisasi
Sejauhmana tugas dalam organisasi diselaraskan mengikut arahan dan peraturan. Ruang budi bicara agak kecil

5.2 Tanggungjawab Pengurus Organisasi

Tanggungjawab pengurus organisasi mengikut Robbins (2001) ada empat:

a. Merancang
Perancangan dibuat bagi menetapkan matlamat jangka pendek dan jangka panjang. Contohnya melibatkan aktiviti membuat ramalan, merencana, mengatur, merancang belanjawan, dan menyediakan prosedur kerja.

b. Mengorganisasi
Menentukan corak penstrukturan dan penentuan tugas yang diberikan. Bagi mencapai tujuan matlamat organisasi penyatuan aktiviti perancangan, pengeluaran dan pengurusan amat diperlukan.

c. Mengarah
Mengarah melibatkan kaedah bagaimana meningkatkan motivasi dan meningkatkan komitmen.

d. Mengawal
Mengawal melibatkan kaedah yang perlu dilakukan oleh pengurus untuk mengawal kerja, mengawal seluruh organisasi dan dapat menggunakan secara optima sumber untuk mencapai matlamat organisasi.


5.3 Sumber dan Maklumat dalam Organisasi

Organisasi yang baik sentiasa peka terhadap persekitaran dan mendapatkan maklumat yang berguna bagi memantapkan organisasi. Di antara sumber maklumat yang boleh didapati adalah seperti berikut:

a. Pelanggan
Pelanggan adalah sentiasa benar. Maklumat
pelanggan boleh membantu organisasi membuat penyesuaian dan penambahbaikan dalam strategi bisnes mereka

b. Pembekal
Sumber maklumat penting boleh diperolehi dari pembekal tentang produk dan bekalan bertujuan untuk pengumpulan maklumat.

c. Pesaing Pasaran
Pesaing boleh memberi petunjuk kepada organisasi untuk menentukan bentuk keputusan yang hendak dilakukan. Kekuatan pesaing memberi kesan yang mendalam terhadap keputusan organisasi.

d. Media
Media adalah medium yang biasa digunakan sebagai punca maklumat.Terdapat dua sumber iaitu media massa dan media elektronik.Media Massa ialah akhbar, majalah, papan kenyataan dan lain-lain manakala media elektonik pula televisyen, radio, internet dan , “billboard electronic”

e. Undang-undang dan Akta kerajaan
Peraturan dan undang-undang sedia ada juga dapat menjadi sumber organisasi dalam membuat keputusan yang berkesan.

1 comment:

Post a Comment